AcasăTehnologieCele 11 parti ale unui e-mail (explicate si cu exemple)

Cele 11 parti ale unui e-mail (explicate si cu exemple)

E-mailul a devenit un instrument fundamental in zilele noastre datorita faptului ca ne permite sa trimitem mesaje rapid si instantaneu.

Platformele de mesagerie electronica ne permit nu doar sa trimitem un text scris cui ii adresam, ci ofera si optiunea de a atasa alte documente si elemente multimedia precum muzica, videoclipuri si prezentari.

    Caracteristicile e-mailului

    Posta electronica, numita si e-mail (e-mail), este un serviciu de internet care permite trimiterea si primirea de mesaje text si fisiere multimedia intre utilizatori din intreaga lume. Fisierele care pot fi trimise sunt de tot felul, precum melodii, imagini, videoclipuri, documente… si datorita acestui lucru, impreuna cu viteza si usurinta de a fi consultat in orice moment, e-mailurile au devenit principalele mijloace de comunicare astazi.

    Pentru a putea trimite si primi email-uri este necesar sa ai un cont pe una dintre paginile care ofera acest tip de serviciu, pe langa faptul ca ai acces la Internet. Marea majoritate a acestor pagini va permit sa creati conturi gratuit , iar tehnologia din spatele lor se bazeaza pe un protocol numit SMTD, care este folosit si pentru alte sisteme. Cele mai utilizate pagini de e-mail astazi sunt Gmail, Yahoo! mail si Outlook.com.

    In timp ce in viata reala utilizatorii au adrese de e-mail fizice, care pot fi acasa sau la birou, in lumea virtuala trebuie sa folosim o adresa de e-mail scrisa si digitala. Aceasta adresa nu poate fi repetata in cadrul retelei si, de obicei, consta dintr-un set de cuvinte (nume de utilizator) insotite de un simbol @ (la semn), si apoi de numele stabilit de retea.

    Nu este necesar ca persoana careia i se trimite mesajul sa fie conectata in acel moment pentru a-l primi si nici nu trebuie sa fim conectati tot timpul daca vrem sa primim mesajele pe care ni le transmit altii. Atata timp cat mesajul este trimis la adresa de e-mail corecta, persoana la care dorim sa ajunga va ajunge la el, cu exceptia cazului in care propriul tau cont identifica mesajul ca SPAM (posta nedorita) si il plaseaza in dosarul tau de e-mail.

    La fel ca e-mailul tuturor vietii, cel electronic necesita completarea unei serii de date pentru a putea fi trimise. Asa cum intr-o scrisoare traditionala punem adresa de retur, expeditorul, un plic cu text sau fotografii scrise, e-mailurile impun sa punem cui o trimitem, ce vrem sa spunem si daca atasam sau nu alte elemente. . . Lungimea si formalitatea corpului mesajului vor depinde de utilizator si de context .

    Principalele parti ale e-mailurilor

    Antet

    Antetul este un set de linii in care apar informatiile principale pentru trimiterea mesajului . Este in aceasta parte unde puteti citi adresele de e-mail atat ale expeditorului mesajului (exmitatorului), cat si ale destinatarului (destinatarului), precum si data si ora la care a fost trimis. Antetul este situat in partea de sus a ferestrei de e-mail pe care o scriem si consta din urmatoarele parti.

    1. Expeditor

    In mod normal, in antet, partea expeditorului vine sub forma unui spatiu liber prezentat cu cuvantul „De la:” . Aceasta este zona in care se afla adresa de e-mail a persoanei care trimite mesajul.

    2. Destinatar

    Partea destinatarului este un spatiu liber in antet care incepe adesea cu cuvantul „Catre:” si contine adresa de e-mail careia i se adreseaza mesajul. Acest element este esential intr-un e-mail deoarece, ca in orice scrisoare, este necesar sa stiti cui este trimis.

    In cazul in care adresa de e-mail care a fost scrisa nu este valida, este scrisa gresit sau nu exista, majoritatea serviciilor de mesagerie instant au o functionalitate care ne anunta ca mesajul nu a putut fi trimis din cauza unei probleme la destinatar . In alte cazuri, mesajul este trimis, dar nu ajunge nicaieri.

    3. CC sau BCC

    In aceeasi sectiune „Destinatar”, la sfarsit, se afla acronimele „CC” si „CCO”. Aceste doua optiuni sunt optionale si sunt folosite pentru a nota celelalte adrese de e-mail carora doriti sa le faceti sa primeasca copia e-mailului care urmeaza sa fie trimis.

    Optiunea CC inseamna „cu copie”, afisarea tuturor adreselor tuturor destinatarilor , adica toate persoanele care primesc mesajul vor avea acces la e-mailurile celorlalte persoane care au primit acelasi text.

    Optiunea BCC, care inseamna „cu o copie ascunsa”, presupune trimiterea aceluiasi mesaj catre mai multe persoane ca si in cazul CC, dar cu particularitatea ca adresa de email a persoanelor care au primit acelasi e-mail nu este afisata.

    4. Data

    Majoritatea serviciilor de mesagerie electronica au o functie activata care arata la ce ora si ziua a fost trimis mesajul.

    5. Confirmare de primire

    Unele servicii au o functionalitate care va permite sa stiti daca mesajul trimis a fost primit de persoana careia i-a fost adresat.

    6. Butoane de raspuns si de redirectionare

    In antet poate exista un buton pe care scrie „Raspunde”, ceea ce ne scuteste de a reintroduce adresa de email a persoanei care ne trimite un mesaj pentru a trimite raspunsul, in timp ce butonul „Redirectioneaza” trimite mesajul din nou. aceeasi adresa sau catre altii in cazul in care am adaugat noi adrese de e-mail.

    7. Subiect

    In „Subiect” este locul in care autorul e-mailului trebuie sa puna un titlu sau subiect care are legatura cu corpul mesajului sau care explica pe scurt motivul pentru care il trimite. Aceasta expresie va permite persoanei care o primeste sa stie despre ce este vorba inainte de a-l deschide.

    Fereastra de editare a mesajelor

    Dupa antet avem partea in care vom scrie corpul mesajului precum si atasam fisiere sau semnam daca dorim.

    8. Corpul mesajului

    Corpul este partea scrisa a mesajului si poate fi atat de lung cat vrem. Aici vom scrie toate motivele pentru care scriem si ce vrem sa spunem destinatarului mesajului.

    9. Editati bara de instrumente

    Majoritatea serviciilor de mesagerie electronica au o bara de instrumente de editare activata, ceea ce face ca sectiunea pentru scrierea corpului mesajului sa fie similara cu cea a unui procesor de text conventional . Datorita acestei bare putem modifica dimensiunea literei, culoarea, fontul, sublinierea, punerea in aldine, organizarea textului in marcatori…

    10. Atasamente

    Optional, mesajul poate fi insotit de fisiere atasate, adica elemente multimedia sau alte documente in diferite formate , precum PDF sau Word. Aceste fisiere vor trebui sa fie descarcate de catre destinatar pentru a le putea deschide si pot fi de tot felul: fotografii, videoclipuri, documente, foldere, prezentari, melodii, foi de calcul…

    Desi in acelasi email pot fi trimise mai multe, va trebui sa tineti cont de cat spatiu ocupa acestea si, daca depasiti capacitatea permisa de email, acestea vor trebui distribuite in alte mesaje.

    Exista un buton pentru atasarea documentelor la sfarsitul ferestrei de editare a mesajelor, pe care daca facem clic, va aparea o fereastra mica in care putem cauta fisierul dorit pe PC-ul nostru. O alta optiune este sa trageti ceea ce vrem sa atasam si sa-l puneti in corpul mesajului, unde va fi incarcat automat.

    11. Semnatura

    In cele din urma, in partea de jos a e-mailului avem semnatura, o caracteristica optionala care poate fi preprogramata . Aceasta semnatura poate include numele nostru, adresa de e-mail, numele organizatiei pentru care lucram, precum si punerea unei semnaturi personalizate cu fraze si emoticoane.

    Este recomandat sa folositi acest spatiu pentru a pune aceleasi date pe care le-ar avea o carte de vizita, punand in special numele, numarul de telefon de contact, functia si firma pentru care lucrati in cazul in care sunteti un email profesionist.

    Aspecte esentiale in corpul mesajului

    Partea din e-mailul nostru care transmite cele mai multe informatii este, fara indoiala, corpul mesajului. Este necesar sa se tina cont de o serie de aspecte de care trebuie sa aveti grija atunci cand scrieti un email, mai ales daca mesajul pe care urmeaza sa-l transmitem este pentru cineva important si necesita o inregistrare mai formala.

    1. Salutare

    Salutul este prima parte a mesajului si este esential ca acesta sa fie prezent daca este un mesaj formal , deoarece este primul lucru pe care il va citi destinatarul nostru. Expresia pe care o folosim pentru a incepe textul mesajului va depinde foarte mult de cine ne adresam.

      2. Continutul mesajului

      Dupa ce ne-am salutat, incepem sa explicam ideea sau motivul extins pentru care ne adresam destinatarului nostru . Aici indicam tot ceea ce dorim sa transmitem persoanei careia ii trimitem mesajul. Dupa cum am mentionat, extensia sa este foarte variabila si depinde de context si de ceea ce doriti sa comunicati.

      In cazul unui email de serviciu, este recomandat ca acest mesaj sa fie succint si concis, ajungand la obiect cat mai repede posibil, dar pastrand o evidenta formala si cordiala, mai ales daca vorbim cu seful nostru.

      Indiferent de registrul pe care il folosim, este esential sa avem grija de gramatica, semne de punctuatie, ortografie si alte aspecte de adecvare. Poate ne adresam unui prieten sau cuiva in care avem mare incredere, dar pentru a ne asigura ca ne facem intelesi corect, este foarte important sa avem grija de aceste aspecte.

      3. La revedere

      Pentru a termina, in partea finala a corpului mesajului ne putem lua ramas bun, mai ales daca este un mesaj formal sau daca este adresat cuiva important. Este foarte important ca mesajul sa se incheie cu o inchidere buna, potrivita pentru inregistrarea si contextul specific. Acest adio ar trebui dat dupa ce s-au discutat toate punctele care s-au dorit.

      Cateva expresii de ramas bun sunt:

      • In primul rand, multumesc.
      • Salutari calde
      • Cordial,
      • Ca sa fiu sincer,
      • Multumesc pentru timpul acordat.
      • Pa.
      • Ne vedem in curand.
      • Cele mai bune urari.

      Este recomandat ca numele expeditorului sa fie pus la adio, desi acest lucru poate sa nu fie necesar in functie de situatie. De exemplu, daca este un schimb constant de e-mailuri, in care se raspunde la mesajul anterior si s-a stabilit o conversatie sub forma de thread, nu va fi necesar sa se puna numele in toate mesajele.

        RELATED ARTICLES

        Most Popular